Tarjouspyyntö matkailupalvelujen tuottamisesta

 

  1. Hankinnan tausta ja tarkoitus

Puumalan kunta pyytää tarjousta matkailu- ja markkinointipalveluiden toteuttamisesta aikavälillä 1.9.2021–31.12.2022. Tavoitteena on lisätä ja kehittää Puumalan matkailumarkkinointia hyödyntämällä ennen kaikkea matkailuyritysten omia intressejä ja panoksia.

Tällä hetkellä Puumalan kunnan matkailupalveluista vastaa markkinointipäällikkö. Palvelun ostotarve liittyy matkailupalveluiden uudelleenorganisoinnin tarpeeseen, kun nykyinen markkinointipäällikkö työskentelisi syksystä 2021 lähtien osa-aikaisesti. Tavoitteena on ostopalvelusopimuksen kautta kokeilla uutta toimintamallia.

Puumalan kunta on aktiivinen viestijä verkkosivuilla www.visitpuumala.fi ja sosiaalisessa mediassa Facebookissa ja Instagramissa. Kunnalla on neuvonta- ja myyntipiste kunnantalolla. Matkailupalvelut tuottaa vuosittain uutta esite- ja karttamateriaalia, jonka painatuskustannukset ovat tämän tarjouspyynnön ulkopuolella.

 

  1. Hankinnan kohde ja sisältö

– matkailu- ja markkinointipalvelut ajalla 1.9.2021–31.12.2022

– puhelimitse, sähköpostitse ja sosiaalisessa mediassa annettava Puumalan kunnan matkailuneuvonta 1.9.2021-28.2.2022 välisenä ajanjaksona. Kunta edellyttää, että ko. ajanjaksolla matkailuneuvontaa annetaan paikan päällä Puumalan kunnantalolla arkipäivisin klo 9–15 välisenä aikana eli 30 h / viikko.

– aikaväliltä 1.3.2022–31.12.2022 ei edellytetä jokapäiväistä läsnäoloa kunnantalolla, vaan työ on matkailu- ja markkinointipalveluita tukevaa toimintaa, kuten yhteystietojen päivittämistä ja digitaalisen saavutettavuuden parantamista, tuotteistamista, tulevien sesonkien valmistelua sekä yritysten aktivointia markkinoimaan omia tuotteitaan ja palvelujaan.

 

Lisäksi koko ajanjaksolla 1.9.2021-31.12.2022 ostopalveluun kuuluu seuraavia toimenpiteitä:

–  VisitPuumala.fi-sivuston ja sosiaalisen median kanavien toiminnan ylläpito sekä kehittäminen.

– Ajantasaisen tiedon tuottaminen visitpuumala.fi -sivustolla Puumalan kunnan nähtävyyksistä ja muista käyntikohteista, aktiviteeteista, majoitusmahdollisuuksista ja ravintolapalveluista sekä tapahtumakalenterin päivittäminen matkailua tukevilla tapahtumilla.

– Alueen matkailupalveluiden aktiivinen myynti, esimerkiksi alueelliset matkailuneuvoston tapaamisen soveltuvin osin, sekä messuille ja myyntitapahtumiin osallistuminen.

– Sosiaalisen median aktiivinen käyttö Puumalan markkinoinnissa.

– Markkinointimateriaali ja verkkosivujen toteuttaminen erillisen suunnitelman mukaan soveltuvin osin myös vähintään englanniksi ja venäjäksi. Sisällön ei tarvitse vastata täysin suomenkielistä sisältöä.

– Puumalan kunnan matkailumarkkinointiin tarvittavien painotuotteiden suunnittelu ja tuottaminen. Painotuotteita ovat vähintään seuraavat tuotteet: kesän viikko-ohjelma, Puumalan A3-repäisykartta, Geo- ja luontokohdekartta, Norppapolku, Saaristoreitin riittävät esitteet (palveluesite, aikataulukartta), Puumalan saaristoesite. Esitekavalkadia kehitetään yhdessä kunnan kanssa. Taittokustannukset kuuluisivat näiden ns. perusesitteiden osalta ostopalvelun tuottajalle, mutta painokustannukset kunnalle, sillä painosmääriä on tässä vaiheessa vaikea ennakoida. Nämä toimenpiteet kohdentuvat pääosin aikavälille 1.9.- 28.2.2022.

– kunnan matkailupalveluiden sekä yritysten tuotteiden ja palveluiden digitaalisen saavutettavuuden tukeminen

– Kunnan matkailupalveluiden yhteiskehittäminen.

 

Kunta vastaa edelleen itse ja itsenäisesti muusta kuntamarkkinoinnista, jotka koskevat esimerkiksi asukasmarkkinointia, kunnan markkinointia yritysten suuntaan tai kunnan palvelujen ja tapahtumien markkinointia.

Molemmat osapuolet toteuttavat markkinointiaan yhteistoiminnassa toistensa kanssa.

Palvelun hintayksikkö on palvelun kokonaishinta ajalta 1.9.2021-31.12.2022. Hinta tulee ilmoittaa sekä arvonlisäverottomana että arvonlisäverollisena.

 

  1. Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset

Tarjouskilpailun voittajalta edellytetään, että valitun toimijan tulee esittää seuraavat rekisteritietoja koskevat selvitykset:

  • Kaupparekisteriote
  • Selvitys, onko tarjoaja merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin (ei koske yksityisiä elinkeinonharjoittajia tai toiminimiyrittäjiä) sekä arvonlisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin.
  • Lisäksi tarjoajan tulee esittää todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että eläkevakuutusmaksujen suorittamisvelvollisuutta ei ole tai erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima.
  • Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetussa laissa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä.

 

  1. Valintaperuste

Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus:

Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailukriteerit ovat

A) hinta (max 40 pistettä), joka on kokonaishinta ja

B) laatu (max 60 pistettä). Laatua vertaillaan kunkin tarjoajan laatiman alustavan työsuunnitelman pohjalta.

Tarjoajan tulee osana tarjoustaan lähettää alustava työsuunnitelma, jossa tarjoaja kuvaa kohdan 2 toteuttamisen toimenpiteitä ja alustavaa aikataulua. Lisäksi tarjoajan tulee kuvata osaaminen ko. tehtävään. Työsuunnitelmassa tulee esittää toimenpiteitä siihen, millä tavoin matkailupalveluita tulisi yhteiskehittää kunnan kanssa ajalla 1.9.2021-31.12.2022. Lisäksi tulee esittää toimenpiteitä, joilla parannetaan kunnan matkailupalveluiden ja puumalalaisten yritysten digitaalista saavutettavuutta.

 

  1. Tarjousten toimittaminen ja voimassaolo

Hankintayksikölle osoitettu suomenkielinen tarjous liitteineen tulee toimittaa sähköpostitse tai paperisena versiona suljetussa kirjekuoressa.

Tarjouksen kuoreen tai sähköpostin otsikkokenttään tulee kirjoittaa merkintä: ”Tarjous: Puumalan matkailupalvelut”.

Tarjoukset tulee toimittaa viimeistään 10.6.2021 klo 15.00 alla olevaan osoitteeseen. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

Sähköposti: kirjaamo@puumala.fi

Postiosoite: Puumalan kunta, Keskustie 14, 52200 Puumala

 

Hankintayksikölle lähetettävän tarjouksen tulee olla voimassa 31.7.2021 asti.

 

Lisätiedot: Niina Kuuva, kunnanjohtaja, p. 050 375 8541, niina.kuuva@puumala.fi

Tarjouspyyntö on julkaistu 25.5.2021 klo 23.40.